Handleiding

Kiescode	Omschrijving
8923	Import dossiers

Meer over importeren stamgegevens ...

Het importeren van document vindt plaats via de onderstaande stappen:

U neemt de betreffende documenten in een aparte map onder de basislocatie uit de algemene constanten op (bv. de map 'Te importeren documenten').
In een Excel worksheet geeft u per document aan in welk dossier Prodin het document moet opnemen.
U start de kiescode en verwerkt de Excel sheet. Prodin verplaatst de documenten naar dezelfde locatie als wanneer u de documenten handmatig (via de uploadmap) in het betreffende dossier zou opnemen. Indien een document reeds in het dossier aanwezig is, overschrijft Prodin het document op het netwerk. In de centrale documententabel update Prodin het type document, de omschrijving en de status met de waarden uit de Excel worksheet.

Excel worksheet

Voorbeeld

Kolom

A/N

Tabel

Toelichting

Locatie document

In deze kolom vult u het pad na de basislocatie in (dus niet de basislocatie zelf vermelden).

Voorbeeld:

De documenten heeft u geplaatst op de onderstaande locatie (dus in de map 'Te importeren documenten' onder de basislocatie \\Servernaam\Prodin_documenten\):

\\Servernaam\Prodin_documenten\Te importeren documenten\

In deze kolom neemt u in dit geval op: Te importeren documenten\

Filename

De naam van het betreffende document, bijvoorbeeld: Brochure.pdf

Let op dat u ook de bestandsextensie opneemt in deze kolom !!

Dossier

Het dossier waarin u het document wilt opnemen. U neemt in deze kolom één van de onderstaande codes op:

Code	Dossier
ARSTM01	Artikelen
ORSTM01	Relaties
CISTM01	Service-objecten

Component

Afhankelijk van het geselecteerde dossier vult u hier het betreffende artikelnummer, relatienummer of objectnummer in.

Type document

Deze kolommen komen overeen met de betreffende rubrieken in de centrale documententabel.

Omschrijving

Status

Indien de Excel worksheet of een individuele regel niet aan de gestelde eisen voldoet, meldt Prodin dit op de signaleringslijst en wordt de betreffende of individuele regel niet verwerkt.

Melding	Toelichting
Structuur van de Excel worksheet niet correct.	De eerste drie regels van de worksheet zijn niet conform het voorbeeld.
Te importeren document niet aanwezig.	Het te importeren document (locatie document + filename) is niet aanwezig.
Kolom 'kolomnaam' niet correct gevuld.	De waarde die u in de betreffende kolom heeft ingevuld is niet toegestaan.